Welk gedrag moet de werkgever bij arbeidsinspecties vertonen? en wat zijn de bevoegdheden en beperkingen van de inspecteurs?

Het onderwerp bedrijfsinspecties, dat altijd aanleiding heeft gegeven tot vrees en groot wantrouwen bij de ondernemingen, heeft de laatste jaren verschillende ontwikkelingen doorgemaakt, enerzijds om de activiteiten van de bedrijfsinspecties transparanter te maken, anderzijds om de ondernemingen in staat te stellen alle defensieve prerogatieven aan te wenden om hun belangen te beschermen.

Aangezien het in deze bespreking niet mogelijk is om een diepgaande analyse te maken van het hele onderwerp, dat bovendien complex en zeer technisch is, laten we proberen een overzicht te geven van de instanties die belast zijn met de bedrijfsinspecties, hun bevoegdheden en ook hun grenzen, en hoe de werkgevers zich moeten gedragen in geval van een inspectie.

Het toezicht op de regelmatige toepassing van de arbeidsnormen valt onder de verantwoordelijkheid van de werkgever:

1. naar de sector “arbeidsinspecties” van de regionale en provinciale arbeidsdirecties
2. U moet naar de controlekantoren naar verschillende socialezekerheidsinstellingen (INPS, INAIL; INPGI, ENASARCO, ENPALS) voor wat betreft sociale zekerheid en bijdragen.
3. Aan de Guardia di Finanza, die toegang heeft tot de arbeidsdocumenten om de correcte toepassing van de belastingwetgeving te controleren;
4. Aan de ASL’s voor alles wat te maken heeft met preventie, hygiëne en gezondheid van de werknemers.

Er zij op gewezen dat de controleorganen van de socialezekerheidsinstellingen weliswaar overheidsambtenaren zijn die de functie van administratieve politie vervullen, de inspectiediensten van het ministerie van Arbeid zijn officieren van gerechtelijke politie; dit betekent dat, indien tijdens de inspectieactiviteiten meldingen van overtredingen aan het licht komen, alleen de arbeidsinspecteurs de nodige handelingen kunnen verrichten om de bewijsbronnen veilig te stellen, de daders op te sporen en verdere overtredingen te voorkomen. Dit alles met inachtneming van de bepalingen van het Wetboek van Strafvordering voor activiteiten van de gerechtelijke politie.

Bevoegdheden en taken van het inspectiepersoneel

De bevoegdheid tot toegang tot de werkplek is de meest kenmerkende bevoegdheid die aan de controle-instanties wordt toegekend. Op dit punt bepaalt presidentieel besluit 520/1955 dat “de arbeidsinspecteurs het recht hebben om overal, op elk moment van de dag en de nacht, laboratoria, fabrieken, bouwplaatsen, kantoren, openbare ontspanningsruimten, slaapzalen en eetzalen te bezoeken die bij vestigingen horen, maar dat zij zich ervan onthouden om bij vestigingen te komen die niet direct of indirect verband houden met de bedrijfsvoering, tenzij zij een gegrond vermoeden hebben dat deze worden gebruikt om overtredingen van de wet te begaan of te verbergen”.

Evenzo wordt aan de toezichthouders van de socialezekerheidsinstellingen een toegangsbevoegdheid verleend voor alle documentatie te bestuderen dat van belang is voor premieverplichtingen of de verstrekking van socialezekerheidsuitkeringen, en om van werkgevers en werknemers informatie te verkrijgen over het bestaan van arbeidsverhoudingen, lonen, premie- en verzekeringsverplichtingen.

Uit het bovenstaande volgt dat het inspectiepersoneel zonder voorafgaande kennisgeving en zonder dat een specifiek bevel nodig is, vrij ondernemingen of bouwplaatsen kan betreden om toe te zien op de naleving van de voorschriften inzake arbeidsbescherming in al hun vormen. De toegangsbevoegdheid kan echter niet gaan tot de privé-woning van de burger, die dus een onschendbare plaats vormt voor de inspecteurs.

De inspecteurs kunnen alle documenten onderzoeken die betrekking hebben op de sociale en arbeidswetgeving, met inbegrip van de boekhouding en ook de veiligheid op het werk. Zij kunnen de werknemers van het bedrijf vrijelijk ondervragen, die afzonderlijk en zonder de aanwezigheid van de werkgever of de beroepsbeoefenaar die het bedrijf bijstaat, moeten worden gehoord.

Zij kunnen ook verklaringen van de werkgever afnemen, maar de werkgever is niet verplicht deze af te leggen, maar moet voorzichtig zijn met wat hij zegt, vooral als dit zou kunnen leiden tot een soort “zelfbeschuldiging”.

Er zij echter op gewezen dat ook het inspectiepersoneel dat het bedrijf binnenkomt, bepaalde regels moet naleven:

• Allereerst is hij verplicht zich te legitimeren en, op verzoek van degene aan wie hij zich aanbiedt, zijn identiteitskaart (badge) te tonen. Zonder badge kan de inspectie niet plaatsvinden.
• Hij is dan verplicht elke situatie van onverenigbaarheid met de uitoefening van de controleactiviteit aan te geven en van de uitoefening van de controleactiviteit af te zien in geval van persoonlijke belangen in verband met de activiteit van de gecontroleerde onderneming of familie-, verwantschaps- of samenlevingsrelaties met de werkgever.
• Bij het begin van zijn werkzaamheden moet het personeel van de inspectie verzoeken om overleg met de werkgever of diens plaatsvervanger, waarbij het hem moet wijzen op het recht om zich tijdens de inspectie te laten bijstaan door een gekwalificeerde beroepsbeoefenaar en waarbij het erop moet wijzen dat de afwezigheid van deze beroepsbeoefenaar in geen geval de voortzetting of de geldigheid van de inspectieactiviteiten in de weg staat.
• Bij het afleggen van verklaringen moet erop worden gelet dat deze getrouw worden weergegeven, zonder persoonlijke interpretatie: de vragen moeten op een duidelijke en begrijpelijke manier worden gesteld, zodat er geen twijfels over de interpretatie ontstaan en het antwoord van de werknemer niet wordt beïnvloed. De verklaring moet door de werknemer worden gelezen en ondertekend.

Hoe moet de werkgever zich gedragen met betrekking tot het toegangsrecht van de inspecteurs?

Op dit punt bepaalt de wet dat de werkgever in geen geval de toegang en de uitvoering van de controleactiviteiten mag verhinderen; in dat geval kan de werkgever een boete worden opgelegd. administratieve boete zeer hoog, variërend van minimaal EUR 1.290,00 tot maximaal EUR 1.2910,00.

Bovendien kan het feit in de ernstigste gevallen ook strafrechtelijke gevolgen hebben, namelijk de onderbreking van een openbare dienst (artikel 340 van het strafwetboek), verzet tegen een ambtenaar (artikel 337 van het strafwetboek) of geweld of bedreiging van een ambtenaar (artikel 336 van het strafwetboek).

Aangezien het in deze gevallen echter om strafbare feiten gaat, moeten de waarborgen van het Wetboek van Strafvordering in acht worden genomen en mogen de werkzaamheden alleen worden verricht door arbeidsinspecteurs met de status van gerechtelijke politie. Zij kunnen dus overgaan tot huiszoeking om bewijzen van de administratieve overtreding te verkrijgen, onder voorbehoud van toestemming van de rechterlijke macht.

Wat de verklaringen van de werknemers aan de inspecteurs betreft, vragen de werkgevers de inspecteurs vaak om een kopie; op dit punt moet worden verduidelijkt dat aan de werkgever geen kopie van de verklaringen wordt verstrekt; elk verzoek om toegang moet later aan het bureau worden gericht, voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht van verdediging. Het spreekt vanzelf dat in gevallen waarin het bezwaar voldoende is gemotiveerd en de werkgever zich kan verdedigen op basis van de documenten waarover hij beschikt, de toegang bijna altijd wordt geweigerd.

Eerste toegangsverslag en verslag van onderzoek en kennisgeving

Art. 33 van Wet 183/2010 (Collegato Lavoro), tot wijziging van art. 13 van het wetsbesluit. 124/2004, bepaalt dat aan het einde van de verificatieactiviteiten die tijdens de eerste inspectietoegang zijn uitgevoerd, een verslag van de eerste inspectietoegang wordt afgegeven aan de werkgever of de bij de inspectie aanwezige persoon, dat het volgende bevat:

1. De identificatie van werknemers die op het werk zijn aangetroffen en een beschrijving van de wijze waarop zij zijn tewerkgesteld.
2. De specificatie van de activiteiten van het inspectiepersoneel.
3. Eventuele verklaringen van de werkgever of zijn assistent, of van de persoon die bij de inspectie aanwezig was.
4. Elk verzoek, met inbegrip van bewijsstukken, dat nuttig is voor de voortzetting van het onderzoek met het oog op de vaststelling van strafbare feiten.

Indien het onderzoek ingewikkeld en langdurig blijkt te zijn, kan op grond van art. 13 van de gedragscode kan het inspectiepersoneel de werkgever in kennis stellen van een tussentijdse notulenmet een volledige beschrijving van de verdere onderzoeksactiviteiten, een vermelding van de onderzochte werkdocumenten, een verzoek om documenten of informatie met een uitdrukkelijke waarschuwing dat het onderzoek nog loopt.

Zoals uit de inhoud van het eerste toegangsverslag kan worden afgeleid, is het niet het sluitende document van de inspectieactiviteit en bevat het geen aanwijzing voor een door de werkgever begane overtreding. Niettemin krijgt het een fundamenteel belang voor de regelmatigheid van de gehele inspectieactiviteit, aangezien het in ieder geval een document is dat de transparantie van het toezicht moet garanderen.

Hieruit volgt dat het niet opstellen van het verslag van de eerste inspectie of de ernstige onvolledigheid ervan tot gevolg heeft dat de gehele aan de werkgever opgelegde sanctieprocedure kan leiden tot een profiel van ongeldigheid wegens uitdrukkelijke schending van de wet.

Zodra alle verificaties en controles van de documentatie zijn voltooid, gaan de inspecteurs over tot de betwisting van de administratieve inbreuken met de kennisgeving van één enkel beoordelings- en kennisgevingsverslag, dat wordt betekend aan de overtreder en aan elke hoofdelijk aansprakelijke persoon. Het bovenstaande vormt een nieuwigheid, aangezien in het verleden twee afzonderlijke verslagen werden opgesteld, één voor het onderzoek en één voor de kennisgeving van overtredingen, hetgeen verwarring schept voor de overtreder, ook in verband met de termijnen voor het aanvechten van de verslagen.

Wat de inhoud van het enig verslag betreft, bepaalt de regel dat het moet bevatten:

• De gedetailleerde resultaten van het onderzoek, met een nauwkeurige vermelding van de bewijsbronnen van de vastgestelde inbreuken.
• De waarschuwing om sanctioneerbare wanbetalingen te regulariseren.
• De mogelijkheid om overtredingen ongedaan te maken door gevolg te geven aan de waarschuwing en het verlaagde bedrag te betalen, of door hetzelfde bedrag te betalen in het geval van overtredingen die reeds zijn geregulariseerd.
• De mogelijkheid om niet-uitstelbare strafbare feiten teniet te doen.
• Vermelding van de middelen van verweer en de instanties waarbij het beroep kan worden ingesteld, met opgave van de termijnen voor het instellen van beroep.

Met betrekking tot de instelling van de verplichte waarschuwing, bedoeld in punt b) hierboven, heeft het Arbeidscollectief in art. Artikel 33, lid 2, bepaalt dat in geval van geconstateerde niet-naleving van de bepalingen van de wet of van de collectieve arbeids- en sociale wetgeving, en indien het inspectiepersoneel niet-naleving vaststelt waaruit administratieve sancties voortvloeien, het een waarschuwing richt tot de overtreder en elke hoofdelijk aansprakelijke persoon om de niet-naleving die kan worden verholpen, te regulariseren, binnen 30 dagen na de datum van betekening van het inspectieverslag.

Lid 3 bepaalt dat de overtreder en de hoofdelijk aansprakelijke partij, door gevolg te geven aan de waarschuwing, een bedrag gelijk aan het bedrag van de sanctie mogen betalen ten belope van het bij de wet bepaalde minimum of ten belope van een vierde van de als forfaitair vastgestelde sanctie, binnen een termijn van vijftien dagen na het verstrijken van de voor de waarschuwing gestelde termijn (30 dagen). De betaling van het bedrag beëindigt de sanctieprocedure voor de niet-naleving waarop de waarschuwing betrekking had.

In de praktijk zullen alle toezichthoudende instanties, indien zij tijdens hun controles administratieve inbreuken vaststellen die ongedaan kunnen worden gemaakt en waarvoor het instituut van de waarschuwing van toepassing is, verplicht zijn dit instrument te gebruiken.

Uit het voorgaande volgt dat het voor het beëindigen van de sanctieprocedure niet volstaat om de minimumboete (in één keer) te betalen, maar dat ook het bewijs moet worden geleverd dat de beoordeelde inbreuken binnen de termijn van 45 dagen na de kennisgeving van het proces-verbaal zijn geregulariseerd.

Wat ten slotte de bewijskracht van het inspectieverslag betreft, moet op enkele belangrijke punten worden gewezen. Ten eerste, op grond van art. 10, lid 5, van Wetsdecreet nr. 124/2004, zijn inspectieverslagen krachtens de toepasselijke wetgeving bronnen van bewijs met betrekking tot de verkregen en gedocumenteerde feitelijke elementen en kunnen zij worden gebruikt voor de vaststelling van eventuele administratieve en civielrechtelijke sancties door andere betrokken overheidsdiensten.

Dit betekent dat de door de toezichthoudende inspecteurs opgestelde verslagen bewijskracht hebben, tot op het punt van meineed, maar alleen met betrekking tot de verrichtingen die rechtstreeks door de inspecteurs die het verslag opstellen zijn uitgevoerd. Indien het proces-verbaal daarentegen verwijst naar verklaringen die door derden zijn verzameld, of betrekking heeft op de inhoud van verzamelde documenten, is het authentiek totdat het tegendeel is bewezen; de dader kan de bewijskracht van die verklaringen dus tenietdoen door het bewijs van het tegendeel te leveren.

In de praktijk zijn voor het bewijs noch de vermelding in het proces-verbaal van hetgeen derden, die dus onder ede voor de rechter moeten verklaren, hebben vernomen, noch de uitwerkingen, reconstructies of interpretaties van de controleorganen van enige waarde.